2300 frivillige redaktører og én support-helt: Slik styrer NJFF sitt digitale rike

Bjørn Kristoffer Kjelsrud har bakgrunn fra mobilbransjen og e-læring, men siden 2018 har han reist land og strand rundt for å drive support og opplæring i Norges jeger- og fiskerforbund (NJFF).

Organisasjonen, som har røtter tilbake til 1871, er demokratisk oppbygd med 560 foreninger og 120.000 medlemmer. Alle disse foreningene har hver sin nettside, noe som skaper en digital struktur litt utenom det vanlige.

En massiv trestruktur

Mens NJFF sentralt har sin egen webredaktør, fungerer Kjelsrud som navet for de 560 undersidene. Strukturen i publiseringsløsningen er dyp: Den strekker seg fra njff.no på toppen, via 19 regionslag, og helt ned til lokallagene.

Omfanget er enormt. I regioner som Hedmark, som har over 40 lokalforeninger, er trestrukturen i Enonic omfattende:

Fra ildsjeler til nybegynnere

For å drifte dette enorme nettverket har nesten 2400 personer fått tildelt redaktørrolle. Dette er frivillige ildsjeler som bruker fritiden sin på å formidle jakt- og fiskeglede.

Kompetansen blant disse varierer stort. Man finner alt fra ekstremt dedikerte brukere til de som knapt har rørt en datamaskin. Kjelsrud påpeker at det er en myte at de yngste nødvendigvis er best på publisering.

Erfaringen hans tilsier at det å være webredaktør krever en annen type forståelse enn det å være god på sosiale medier som TikTok. Ofte er det faktisk enklest å lære opp de som har litt generell kontorerfaring og er vant til standard tekstbehandling.

Les mer: 10 Content Studio-triks »

Strategi for support: Hjelp til selvhjelp

Å supportere en så stor og uensartet gruppe som ringer til alle døgnets tider – spesielt i helgene – krever en smart strategi. Kjelsrud har lykkes med tre hovedgrep:

1. Facebook som forum
   Han opprettet en lukket gruppe for portalhjelp som nå har nesten 2000 medlemmer. Denne fungerer i dag som et selvdrevet hjelpeforum hvor medlemmene avlaster support ved å hjelpe hverandre.
2. Video-opplæring
   Instruktive videoer lastes opp på YouTube for å sikre tilgjengelighet på alle enheter. Disse er blitt et viktig verktøy; Kjelsrud opplever rett som det er at folk ringer ham for hjelp, samtidig som han hører sin egen stemme i bakgrunnen – brukeren sitter og ser på opplæringsvideoen mens de snakker.
3. Personlig oppfølging
   Ved å lagre numrene til redaktørene og vite hvilken forening de ringer fra, bygges det relasjoner. Kjelsrud erfarer at det å kunne løse et akutt problem på kort tid for en fortvilet bruker, skaper stor takknemlighet og motivasjon ute i organisasjonen.

Kampen om innholdet

Siden lokalforeningene er selvstendige enheter, kan ikke NJFF sentralt diktere hva de skal publisere. De må heller bruke insentiver.

Et eksempel på dette er aktivitetskalenderen. For at foreninger skal få økonomisk støtte til aktiviteter, er kravet at aktiviteten må publiseres i den digitale kalenderen. Dette sikrer at verktøyet faktisk blir brukt.

Bildebruk er en annen klassisk utfordring. Mange tar bilder med mobilen i stående format, gjerne på strak arm. Når disse bildene skal inn i breddeformat på nettsidene, ender man ofte opp med uheldige utsnitt der vesentlige deler av motivet forsvinner. Dette krever kontinuerlig veiledning.

Se også: Content Studio 101-videoer »

Enonic Content Studio: Frihet i rammer

Overgangen til Enonic Content Studio har samlet organisasjonen på én profesjonell plattform, og erstattet en mengde ulike løsninger som tidligere levde sine egne liv lokalt.

Systemet er satt opp med maler som gir redaktørene tilgang til bestemte komponenter. Selv om dette begrenser muligheten for tekniske feil, observerer Kjelsrud at redaktørene kan være svært kreative i hvordan de setter sammen klossene.

Trenden er likevel positiv. Mengden henvendelser om helt enkle problemer går ned. Når telefonen ringer nå, gjelder det oftere mer komplekse problemstillinger. Dette tolker Kjelsrud som et tegn på at opplæringen virker, og at systemet oppleves som logisk når brukerne først har knekt koden.