7 beste praksiser for innholdsforvaltning

Innhold. Det er vannet i et glass, hånden i en hanske og substansen i dine tanker, kunnskap og kommunikasjon mellom mennesker. På nettet er innhold overalt – i form av tekst på nettsider, bilder på Instagram, video på YouTube og lyd på Soundcloud.

Som innholdsredaktør er det å ha de riktige digitale verktøyene og teamet selvsagt viktig, men den faktiske hverdagsdriften av stadig voksende innhold må heller ikke overses. Dette er et spørsmål om metode, og for å hjelpe deg har vi utarbeidet seks råd om god praksis for innholdsforvaltning.

Strukturert innhold fungerer best sammen med et headless CMS. Se hvordan du kan velge det rette:

1. Kjenn formålet ditt

Uansett om du jobber alene eller i en organisasjon, må du ha et formål. Er du innholdsredaktør for en klesbutikk? Da er organisasjonens formål å selge klær. Drifter du intranettet for logistikken til en oljeservicebedrift? Da er organisasjonens formål å selge komplekse tjenester og utstyr. Eller er du innholdsredaktør for en ideell organisasjon? Da er organisasjonens formål knyttet til dine spesifiserte mål – som å sikre finansiering, spre ideer eller levere nødhjelp, samtidig som du håndterer stiftelseskostnadene på en effektiv måte.

Mediet der innholdet ditt befinner seg – som et klassisk nettsted, en database eller en app – er der av en årsak. Hvis du kjenner denne årsaken, altså formålet bak at innholdet ditt i det hele tatt blir publisert, vil du ha en klar fordel.

Dette høres kanskje helt åpenbart ut. Men ikke undervurder kraften i å ha et klart og tydelig formål!

Du bør planlegge og gjøre alt i tråd med organisasjonens overordnede strategi. Hvis organisasjonen din har som mål å selge klær, gir det ikke mening å inkludere innhold om mat eller koding.

Å vite hva du prøver å oppnå, og dermed støtte forretningsmålene, er fundamentalt for enhver redaktør eller innholdsforvalter. Men organisasjonen og teamet ditt har kanskje for mange ideer og for få ressurser til å gjennomføre planen din på en meningsfull måte. Dette er kjent som gapet mellom intensjon og handling.

For å unngå dette problemet, start i det små – fokuser for eksempel på en bestemt del av produktet ditt eller en utvalgt avdeling.

Les mer: Overlevelsesguide for innholdsforvaltning »

2. Kjenn målgruppen din

Det kreves mye kunnskap i disse tidlige rådene. Og det er det en god grunn til. Å kjøre drosjepassasjerer på slump eller servere restaurantgjester hva som helst du finner på kjøkkenet uavhengig av bestillingene deres, er ikke en god plan. På samme måte er det ikke lurt å opprette og forvalte innhold uten kjennskap til hvem du henvender deg til i utgangspunktet.

Når du forvalter innhold, bør du samle teamet og interessentene dine for å opprette en personaer. Dette er en semifiksjonell personifisering av din ideelle kunde (eller til og med kritiker!).

En persona gir deg vite hvem du skriver, filmer eller tar opp for. Den gir deg et menneskelig ansikt å forholde deg til når du forvalter det helsefaglige innholdsarkivet, filmer den veiledningvideoen eller tar opp en finanspodcast.

Når du for eksempel lager en veiledningsvideo, kan du trenge ulike verktøy for å øke innholdets tilgjengelighet og engasjement. Kunnskap om målgruppens preferanser kan veilede deg i å velge de riktige verktøyene for å optimalisere opplevelsen deres med innholdet ditt.

Den typiske personaen er detaljert, med informasjon om vedkommendes hverdag, foretrukne medier, smertepunkter og triggere. På grunn av dette kan prosessen med å skape en persona være en krevende oppgave som innebærer intervjuer og undersøkelser av ekte mennesker. Det kan være lurt å involvere et eksternt byrå i dette arbeidet.

3. Etabler en publiseringsplan

Innholdsforvaltning gjøres ikke med bind for øynene eller tilfeldig. Å publisere innhold uten en plan tilsvarer å begynne å bake en kompleks rett uten oppskrift eller sette seg inn i bilen uten den minste idé om hvor et gitt reisemål er.

For å være målrettet må du organisere innholdet ditt – du trenger en plan. Hvilket innhold skal hvor, og når skal det publiseres? Har du en jevn strøm av blogginnlegg i pipelinen? Vet du hva slags innhold som passer best til formålet ditt?

Planen bør inneholde datoer, titler, innholdstyper, innholdsstatus, forfattere og – hvis du driver med innholdsmarkedsføring – trakter, personaer og tilhørende premiuminnhold.

Husk at en publiseringsplan ikke bare gjelder blogginnlegg – den er like relevant for innholdstyper som produkter, landingssider, videoer og podcaster. Utnytt plattformer som TikTok, der engasjementsraten er høy, og du kan legge ut kortinnhold. Få noen visninger for å bygge trafikk til profilen din.

4. Ha en periodisk oversikt

Nært knyttet til en publiseringsplan er det å ha en periodisk oversikt over alt innholdet ditt. Du kan ikke bare publisere sider og videoer og bli ferdig med det – husk at alle kan få tilgang til det publiserte materialet ditt, potensielt år etter at det ble publisert. Potensielle kunder som snubler over utdatert innhold, vil åpenbart ikke bli imponert.

Akkurat som publiseringsplanen din detaljerer alt innholdet som blir publisert, detaljerer en periodisk oversiktsplan alt innholdet ditt samlet sett, når de enkelte delene ble publisert, og et regelmessig intervall for når du skal vedlikeholde innholdet.

Ulike typer innhold trenger ulike intervaller – en side om finansielle rapporteringsstandarder må kanskje oppdateres månedlig, mens en oppskrift på kanelboller kan klare seg med årlig tilsyn, eller kanskje til og med sjeldnere.

En periodisk oversikt vil også sikre kontinuerlig forbedring av dine digitale opplevelser. Den vil holde innholdet ferskt og relevant, styrke SEO-en din og holde din digitale tilstedeværelse ryddig.

Bruk et analyseverktøy for å se hvilken innhold som presterer bra, og hvilket innhold som presterer dårlig – og gjør nødvendige endringer basert på målgruppens atferd.

Periodisk oversikt og analyse gjør deg i stand til å beholde kontrollen over innholdsforvaltningen din, og vil verne deg mot kaos og forfall.

5. Skaff de riktige verktøyene

Selv om innholdsforvaltningsmetoder er det primære fokusområdet i denne artikkelen, kommer du ikke utenom det faktum at du også trenger gode digitale verktøy. Hvis du vil utføre formålet ditt på en god måte og beholde kontrollen over innholdet ditt, bør ditt valgte CMS følgelig gi en logisk og ryddig oversikt.

Et fleksibelt og pent CMS bør ikke være det eneste verktøyet du har i ermet. For eksempel lar et styringsverktøy som Siteimprove deg overvåke innholdet ditt – analysere SEO og sjekke for ødelagte lenker. Bunnlinjen er: Vurder behovene dine for innholdsforvaltning og skaff de riktige verktøyene for jobben.

Sørg også for å holde verktøyene oppdatert. Akkurat som det å jobbe med en sløv kniv ikke skaper kjøkkenmirakler for en kokk, vil et utdatert, tregt CMS og relaterte verktøy gjøre innholdet og prosjektledelsen mindre effektiv.

6. Legg til rette for en kvalitetsbevisst kultur

Et flott formål, en god plan og gode verktøy vil ikke telle for mye hvis du er den eneste i organisasjonen som følger prinsippene for god praksis for innholdsforvaltning. Hvis du kan legge til rette for denne tankegangen for resten av organisasjonen, eller i det minste ditt digitale team, vil jobben din bli mye enklere.

Få også innholdsredaktørene og interessentene til å forstå at nettet ikke trenger mer innhold, det trenger bedre innhold.

Å bygge og opprettholde en kvalitetsbevisst kultur i organisasjonen din kan være en oppgave som er like krevende som å skape og forvalte flott innhold. Men det finnes måter.

Du bør prøve å påvirke eller beslutte ansettelsen av teammedlemmer med de rette ferdighetene, introdusere prinsipper for god praksis for innholdsforvaltning, bygge en solid arbeidsflyt- og samarbeidskultur, og sikre at CMS-et ditt har funksjoner som brukerrettighetsadministrasjon og administrasjon av kommentarer/saker. Alle disse er nødvendige faktorer hvis du jobber med en overordnet innholdsstrategi for organisasjonen din.

Å opprettholde en sunn og kvalitetsbevisst kultur er en fin måte å sikre både kontinuitet i merkevarebudskapet og et positivt arbeidsmiljø. Dette fører igjen til høyere ansattretensjon.

7. Følg med på trender

Til slutt er det å følge med på trender det siste rådet om god praksis. Nytt er ikke alltid eller automatisk bedre, men når nye ideer eller teknologier faktisk er gode, gjør du lurt i å følge med slik at du ikke går glipp av noe.

For innholdsforvaltning bør du følge temaer som SEO, strukturert innhold, teknologi, forbrennertrender og design. Selv om ikke alle nyheter er verdt det, kan du alltid lære noe nytt.

Abonner på nyhetsbrev fra tankeledere og merkevarer du stoler på, følg interessante influencere på Twitter, og bruk verktøy som Feedly for å få innhold gjennom RSS-feeder fra spesialiserte blogger.

Vurder å integrere verktøy som Google Trends API i strategien din for å holde deg informert om nye emner og målgruppens interesser i sanntid. Du bør gjøre det som er riktig for deg, men sørg for at du i det minste har en viss tilknytning til den stadig utviklende verdenen av digital- og innholdsforvaltning.

Først publisert 2. oktober 2019, oppdatert 5. januar 2023.