Hvordan VID samlet all studentinformasjon på ett sted

Høyskolen VID har, i møte med en stadig mer sammensatt studentgruppe, introdusert en ny digital løsning kalt «Min side». Denne portalen samler alt studentene trenger i studiehverdagen på ett sted – fra onboarding til praktiske gjøremål og faglig oppfølging.

Initiativet springer ut fra et ønske om å gi studentene en mer helhetlig opplevelse, fjerne fragmentert informasjon og effektivisere kommunikasjonen.

Se video av presentasjonen om løsningen:

Utgangspunktet: Fragmentert informasjon og variert studentmasse

Med rundt 6000 studenter fordelt på campuser i Oslo, Bergen, Sandvika, Stavanger, Tromsø og Sandnessjøen, tilbyr VID studier innenfor helse- og samfunnsområdet. Dette inkluderer både unge studenter som kommer rett fra videregående og mer etablerte studenter med familie og jobb.

Et forprosjekt som kartla hele studentreisen – fra opptak til fullført studium – viste at informasjon var spredt over mange ulike kanaler. Studentene måtte selv oppsøke og sortere store mengder data, noe som skapte forvirring og unødvendig merarbeid.

Min side: Ett felles digitalt hjem for studentene

For å møte disse utfordringene ble Min side lansert i august 2024. Her samles alt en student trenger:

• Personlig tilpasset informasjon: Basert på studentens studieprogram, campus og kull.
• Enklere onboarding: Nye studenter får presentert trinnvis veiledning for hva som skal gjøres og når.
• Timeplan, gjøremål og meldinger: Oversikt over forelesninger, gjøremål som kan hukes av etter hvert som de fullføres, og beskjeder fra læringsplattformen Canvas.
• Snarveier til relevante verktøy: Studentene slipper å lete gjennom flere nettsteder for å finne det de trenger.

Målet er at nye studentkull fra dag én skal bli vant med å bruke Min side, og dermed alltid vite hvor de skal finne den siste, oppdaterte informasjonen.

Bak kulissene: Content Studio og integrasjoner

For å realisere denne løsningen er flere systemer knyttet sammen:

• Canvas: Leverer beskjeder direkte til Min side.
• TimeEdit: Gir oppdatert timeplan.
• Feide: Benyttes for å identifisere studenter sikkert.
• FS (Felles studentsystem): Gir tilgang til viktig studentdata, slik at innholdet kan personaliseres.

All administrasjon av innhold, fra praksisinformasjon til nyhetsartikler, styres via Enonics Content Studio. Dermed kan alt fra campus- og studieprogramspesifikk informasjon til spesifikke gjøremål tilpasses ulike grupper. Studentene får kun det innholdet de trenger, i riktig rekkefølge og til riktig tid.

Eksempler på tilpasning og effektivisering

Tidligere måtte studentene selv finne frem til relevant praksisinformasjon. Nå filtreres dette automatisk slik at kun aktuell informasjon vises for den enkelte student. Gjøremål, som påminnelser om undersøkelser eller oppgaver, kan gis til bestemte kull eller studieretninger.

Resultatet er økt svarprosent på undersøkelser og færre spørsmål til administrasjonen om grunnleggende rutiner.

I tillegg har VID utviklet en «simulator» for de ansatte, slik at de kan se nøyaktig hva studentene opplever. Dette forenkler intern kommunikasjon og gjør at ansatte raskt kan svare på spørsmål fra studentene.

En løsning i kontinuerlig utvikling

Min side er ikke en statisk plattform. Et eget redaktørråd jobber kontinuerlig med å forbedre innhold, design og struktur. Nye funksjoner, som et oppgradert dashboard og fremtidig oversettelse til engelsk, er på trappene.

Samtidig integreres Min side med intranett og det kommende nye vid.no, slik at alt innhold kan administreres fra samme CMS og krysspubliseres etter behov.

Les hele kundehistorien om VID »

Konklusjon

Gjennom Min side har VID tatt et betydelig skritt mot en mer helhetlig og brukervennlig studentopplevelse. Istedenfor å la studentene navigere mellom ulike nettsider og informasjonskilder, gir Min side en samlet løsning basert på individualisert innhold.

Dette er et resultat av bevisst bruk av Content Studio, integrasjoner mot sentrale systemer og et aktivt fokus på kontinuerlig forbedring. Dermed fremstår Min side som et forbilledlig eksempel på hvordan høyere utdanningsinstitusjoner kan møte morgendagens krav til studentvennlige, digitale løsninger.