10 tips for klarspråk

Klarspråk handler om å gjøre kommunikasjon tydelig, forståelig og tilgjengelig for alle. Når det offentlige skriver klart, blir informasjonen lettere å forstå, og innbyggerne får bedre forutsetninger for å løse sine oppgaver.

Her er 10 tips for å skrive i klarspråk.

1. Kjenn målgruppen din

For å nå fram med budskapet må du forstå hvem du skriver for. Tenk på mottakerens aldersgruppe, kunnskapsnivå og daglige situasjon. Hvis du skriver for unge mennesker, kan du bruke et mer moderne språk og digitale eksempler. Hvis målgruppen er eldre, kan det være viktig å unngå for mye teknisk sjargong.

Hvis du for eksempel skriver til nyankomne i Norge om deres rettigheter, bruk enkle setninger og forklaringer, og unngå kulturelle referanser de kanskje ikke forstår.

Lag personaer for de ulike gruppene du skriver for. Dette er delvis fiktive personliggjøringer av din ideelle mottaker. Personaene kan hjelpe deg å tilpasse tone, stil og innhold.

2. Skriv konkret og presist

Konkret språk gjør det lettere for leseren å forstå hva du mener. Unngå vage formuleringer som "på et senere tidspunkt." Vær spesifikk: "Du får svar innen 3 dager."

I stedet for å skrive "du kan søke om støtte," kan du skrive "du kan søke om 5000 kroner i støtte til sportsutstyr."

Les gjennom teksten din og fjern alle overflødige ord og setninger. Gjør innholdet så direkte og klart som mulig.

3. Unngå fagterminologi og fremmedord

Faguttrykk og fremmedord kan virke utestengende. Hvis du må bruke et spesialisert uttrykk, følg det opp med en enkel forklaring.

I stedet for å skrive "Vi implementerer GDPR-retningslinjer," skriv "Vi følger personvernreglene fra EU, kalt GDPR, for å beskytte dine data."

Be noen utenfor din faglige krets lese gjennom teksten. Hvis de må slå opp ord, er det et tegn på at du bør forenkle språket.

4. Strukturer informasjonen godt

En velstrukturert tekst er som en vei uten hindringer. Del informasjonen opp i avsnitt og bruk mellomtitler som guider leseren.

• Hvis informasjonen er kompleks, kan du bruke punktlister for å gjøre den mer oversiktlig.
• Hvis du skal forklare en søknadsprosess, del opp prosessen i nummererte trinn som leseren kan følge.
• Bruk korte avsnitt med 3–4 setninger. Lange avsnitt kan virke overveldende og vanskeligere å lese.

5. Lag tydelige overskrifter

Overskrifter er det første leseren ser. De skal gi en klar indikasjon på hva innholdet handler om. Bruk ord som "Hvordan," "Slik" og "Derfor" for å lage mer engasjerende overskrifter.

I stedet for "Informasjon om søknadsprosess," bruk "Slik søker du om boliglån."

Etter at du har skrevet overskriftene, gå tilbake og sjekk om de gir en nøyaktig beskrivelse av innholdet i avsnittet.

6. Bruk aktive setninger

Aktiv form gjør teksten mer engasjerende og enklere å forstå. I stedet for å skjule hvem som utfører handlingen, plasser subjektet tydelig i setningen.

I stedet for "Det ble besluttet at møtet skulle utsettes", skriv "Ledergruppen besluttet å utsette møtet."

Se gjennom teksten din for passive setninger og skriv dem om der det er mulig.

7. Unngå dobbel negasjon

Dobbel negasjon kan forvirre leseren og gjøre teksten unødvendig komplisert. Klarspråk handler om å si ting rett ut.

I stedet for "Det er ikke uvanlig at dette skjer," skriv "Dette skjer ofte."

Når du leser teksten din, se etter formuleringer som kan ha dobbel negasjon og skriv dem om til positive utsagn.

8. Vær konsekvent

Bruk av synonymer kan ofte være fristende, men i klarspråk er det viktig å være konsekvent med terminologi. Det reduserer sjansen for misforståelser.

Hvis du bruker ordet "tilskudd" i starten av teksten, ikke bytt til "støtte" senere.

Lag en ordliste over nøkkelbegreper før du begynner å skrive, og hold deg til denne gjennom hele teksten.

9. Test teksten

En av de mest effektive måtene å sikre at teksten din er tydelig på, er å teste den på noen fra målgruppen. Dette gir deg innsikt i hvordan teksten faktisk blir mottatt.

Hvis du skriver et brev til foreldre om et skoleprosjekt, få en forelder til å lese gjennom det og gi tilbakemelding.

Bruk gjerne verktøy som lesbarhetstester for å få en objektiv vurdering av teksten din. Men husk at menneskelige tilbakemeldinger er like viktige.

10. Bruk et klart og enkelt språk

Det er ofte fristende å bruke et komplisert språk for å virke mer profesjonell, men et klart og enkelt språk er langt mer effektivt. Hold setningene korte, og unngå byråkratiske vendinger.

I stedet for "i henhold til gjeldende lovgivning," skriv "som loven krever."

Les teksten høyt for deg selv. Hvis du snubler over setningene, bør du vurdere å forenkle språket.

***

Ved å følge disse ti tipsene kan offentlige virksomheter sikre at deres kommunikasjon er tydelig, tilgjengelig og forståelig for alle målgrupper. Klarspråk er en tilnærming som viser respekt for lesernes tid og forståelse.