Valg av publiseringsløsning (CMS) på 7 steg

Å velge en ny publiseringsløsning (CMS) for organisasjonen din kan være en av de største beslutningene innen digitale prosjekter du kan ta når det gjelder kostnader, forpliktelser, ressurser og tidsramme. Å velge et nytt CMS bør derfor ikke tas lett på, og det finnes mange prosessalternativer.

Før du begynner jakten på et nytt CMS, må du sørge for at du har en komplett oversikt over organisasjonens krav og interne interessenter. Et CMS er et verktøy for å utføre oppgavene dine, og det er optimalt å vite nøyaktig hva disse oppgavene er på forhånd. Start med et forberedende møte med interessentene dine, og still spørsmål som:

• Hvem skal gjøre implementeringen?
• Vil vi involvere interne utviklere eller trenger vi leverandøren eller partnere?
• Hvem skal være prosjektleder?
• Hvilke roller skal utgjøre teamet?
• PS: Ikke glem innholdsskaperne!

Få til det digitale prosjektets businesscase:

På slutten av forberedelsene bør du sette en prosjektplan. Husk: Hvis du ikke har nødvendig erfaring eller ferdigheter internt, kan dette også være riktig tidspunkt å involvere en rådgiver, som en analytiker eller et konsulentselskap.

Nå som forberedelsene er gjort, er det på tide å starte utvelgelsesprosessen for CMS!

Langliste av leverandører

Det første steget i jakten på et nytt CMS er å sette sammen en langliste over interessante leverandører. I denne fasen kan du gå bredt ut og kaste et vidt nett: Nå er det en perfekt mulighet til å sjekke ut veldig forskjellige leverandører som ser ut til å oppfylle minimumskravene dine.

Langlistetrinnet er en verdifull måte å motta nyttig markeds- og bransjeinformasjon og innspill, som du kan bruke ved f.eks. å gå gjennom og raffinere dine egne krav etter hvert som du lærer mer.

Request for information (RFI)

Etter å ha satt sammen en bred og variert langliste over potensielle leverandører, er det på tide å sende ut forespørsler om informasjon, eller RFI-er. I disse forespørslene bør du be om leverandørinformasjon og få en dypere forståelse av hva som faktisk finnes på markedet.

Hvis leverandøren har åpen kildekode, kan du og teamet ditt faktisk gjøre mye av undersøkelsene selv. Du kan prøve ut løsningen og virkelig få reell erfaring – forutsatt at du har de nødvendige ferdighetene og ressursene.

Se også: 6 grunner til å velge Enonic som ditt hodeløse CMS »

Kortliste av leverandører

Mens langlisten kan ha et bredt spekter av leverandører, må kortlisten peke ut de som ser ut til å passe best til dine krav. Her må du være veldig nøye i utvalget ditt.

Det eksakte antallet potensielle leverandører vil variere avhengig av hva du og teamet ditt kan håndtere, men du bør ikke bite over mer enn du kan tygge. Poenget er å finne leverandører som virker som en god match for det du leter etter, så sørg for at du har ressursene tilgjengelige for å gjøre en grundig vurdering.

Request for proposal (RFP)

Når kortlisten din er klar, er det på tide å sende ut forespørsel om forslag, eller RFP. Dette er en mer detaljert kravspesifikasjon, hvor du undersøker den rette løsningen for dine utfordringer.

Kravlisten trenger ikke å være omfattende og milelang, men den bør gi deg mulighet til å se hvordan leverandøren løser og nærmer seg et krav. Har leverandøren rimelige prosesser og kvalitetssystemer i orden, eller jobber de kanskje mer ad hoc?

Leverandørsamtaler

Ved å velge de mest interessante leverandørene, kan du fortsette til neste fase. Her blir ting litt mer personlig, ofte med planlagte møter og demoer.

I denne samtalefasen er målet ditt å vurdere leverandørens selskapskredibilitet og videre vurdere løsningens egnethet. Denne fasen er også en fin tid for å diskutere de mykere tingene, som prismodell, fellesskap, opplæring og support.

Og ved å snakke direkte med leverandøren, kan du få en mer informert oversikt over prosjektets omfang og foreslåtte tidslinje.

Se også: Hva gjør Enonic fantastisk »

Proof of concept (PoC)

Proof of concept, eller PoC, er den store finalen før din endelige CMS-beslutning. Her står kampen vanligvis mellom to leverandører – som vil demonstrere løsningens evne til å løse dine krav på en realistisk måte ved å bygge en faktisk, skreddersydd løsning for anledningen.

En PoC kan ta forskjellige former: Den kan være omfattende og vare i en uke, eller den kan være bare en dag for at du skal få en følelse ved å teste ut løsningen. Uansett, bruk PoC som en gyllen mulighet til virkelig å få skitnet til hendene med løsningen og stressteste den for å ta en beslutning.

Avtale

Når du endelig har bestemt deg for riktig CMS-leverandør for deg, teamet ditt og organisasjonen din, er det på tide å inngå en formell avtale. Start denne fasen med å gjøre en grundig referansesjekk med eksisterende kunder og partnere av leverandøren, og dermed få de endelige bekreftelsene og tilliten du trenger for å gå videre.

Det neste steget er å bestemme en avtaleform. Her er det viktig å bestemme om avtalen skal komme fra deg eller leverandøren, og hvilken eventuell juridisk region avtalen skal tilhøre.

Når alle disse trinnene er fullført, kan du klappe deg selv på ryggen og gratulere deg selv med å ha skaffet et nytt CMS som forhåpentligvis vil bringe deg muligheter og velstand i fremtiden.